GTD: Herramientas para organizarse con eficacia”

¿Te faltan horas en el día? ¿ Qué tal te organizas? Si necesitas borrar de tu mente las tareas que tienes pendiente guardándolas en un lugar específico, ya sea una libreta o en la nube. Si necesitas una herramienta fácil de almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Esta es tu sesión de MiPrimerTweet.

En la sesión de hoy nuestra invitada, Jezabel: Consultora empedernida, Socia de Vital Innova y Co-organizadora de Iniciador Valladolid; nos ha contado en que consiste el método GTD  (Get Things Done) para llegar a ser más productivo personal y profesionalmente.

Para ello, hemos seleccionado un entorno al aire libre, lejos de la luz artificial de una oficina: La terraza del Hotel Novotel de Valladolid.

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¿Que es GTD? La pregunta que nos hemos realizado todos, y hemos buscado en la Wikipedia (GTD), Jezabel nos lo ha sintetizado muy bien: “es un método para que nuestra cabeza deje de ser una agenda ineficiente, un método que nos libere de la responsabilidad de recordar y no olvidar nada, y que en muchas ocasionas nos agobia y limita”. O como dice Jose Miguel Bolivar en su blog : un método para devolver el control y la perspectiva a tu vida con el único objetivo de que puedas ser plenamente tú.

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El método consta de 5 pasos, y es un método aconsejable utilizarlo para tu vida, tanto para lo profesional como lo personal. Os resumo a continuación los pasos y los detalles más comentados sobre este método.

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Paso 1.-RECOPILAR. Tan sencillo como tener una única bandeja de entrada, un único lugar donde apuntamos todas las tareas, ideas, mensajes,… esta bandeja de entrada puede ser desde una libreta de papel , hasta la aplicación para tu smartphone más avanzada del momento. Pero debe haber solo una.

No es aconsejable un calendario, porque es muy fácil perder el control sobre las tareas no realizadas, una vez pasada la fecha fijada.

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Paso 2. PROCESAR . En este punto es donde vamos a organizar todo lo que ha entrado en la bandeja de entrada en varios grupos

Lo que no vale, mensajes obsoletos, pajas mentales, … va  a la basura. Lo que son referencias, links para leer, … a una carpeta de referencias. Lo que nos gustaría hacer en un futuro, como leer un libro, hacer un viaje … a la carpeta de “algún dia” . Lo que queda, deber ser lo que es necesario hacer, para ello, tenemos el siguiente gráfico que nos ayuda.

 

Cuando agendamos, no se trata de poner la fecha de entrega, sino de indicar cuando y cuanto tiempo vamos a dedicar a realizar esa tarea. Si se queda sin fecha, va al listado de acciones, y la realizaremos “lo antes posible”. “Lo antes posible”, ni es lo urgente, ni tiene preferencia sobre una acción con fecha, “lo antes posible” es para los huecos de tiempo que tenemos libres entre las acciones con fecha.

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Paso 3.- ORGANIZAR. Unido al paso anterior, esta organizar las acciones o tareas. Un consejo es organizarla por contexto, solo con esto, se logra mucho, que contextos podemos usar, por ejemplo: Trabajo, Proyecto Importante, Casa, Supermercado . Lugares o momentos donde solo podemos o debamos realizar cierto tipo de acciones.

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Paso 4y 5 .-REVISAR y HACER. Revisar la lista de acciones por su contexto tantas veces como necesites , en el trabajo 2-3 veces dia, cada uno debe fijar su numero, y solo quedar HACER.

El siguiente gráfico , resume todo el método:

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El método es mas sencillo de lo que parece, se necesita crear el hábito, y unido a él podemos usar otras técnicas como la del Pomodoro: dividir el día en tramos de tiempo, como minimo debe durar 25 min con un descanso de 5 min. En ese tramo realizamos una acción o tarea: redactar informes, revisar el email, entrar en twitter,…

En ese tramo de tiempo lo ideal es crearse un “firewall” personal: eliminar todo aquello que genere distracciones, apagar/silencia el móvil, quitar las notificaciones del mail, twitter, … avisar a los compañeros para que no te molesten, etc.

Un penúltimo consejo, es que aprovechemos nuestro tiempo productivo, cuando estamos más frescos (para algunos las mañanas, otros las noches) para hacer las tarea más importantes, que muchas veces son las que menos nos apetecen.

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Y por finalizar este post larguísimo, indicaros algunas herramientas para aplicar GTD: Things,  Evernote, Delicious, Instapaper, y RTM (Remember The Milk). Las más comentadas como bandeja de entrada en el grupo son RTM y EverNote, y para guardar referencias Delicious y EverNote.

 

Referencias usadas en el grupo de Facebook: http://thinkwasabi.com/ ; http://www.optimainfinito.com/

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    2 Responses to “GTD: Herramientas para organizarse con eficacia””

    1. gravatar Helena Zuzama via Facebook

      Muchas gracias por el resumen. Con tanto “palabro”, tareas y carpetas… le echo un vistazo en serio el domingo. Hoy firework personal. Buen fin de semana!

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    2. gravatar Alicia Calderón Sastre via Facebook

      Genial resumen Antonio. Has sintetizado de una forma muy gráfica la sesión de esta mañana. El post parece largo pero se lee en un momento. Me gusta!!! Ya he puesto en marcha el GTD con Remember The Milk, creo que le voy a sacar mucho partido a la vaca!!!

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